Was Kommunikation mit Projekteffizienz zu tun hat
„Das Projekt ist wahnsinnig anstrengend geworden, ständig gibt es neue Probleme“.
„Und woran liegt das?“
„Die Kommunikation ist einfach schlecht.“
Diese Konversation habe ich so oder ähnlich schon unzählige Male geführt – früher oder später tauchen Aussagen wie diese in fast jedem komplexeren Projekt auf. Und dennoch gibt es überraschend wenig Bewusstsein dafür, dass die Art, wie wir Projektkommunikation betreiben, sich massiv auf den Verlauf eines Projekts auswirkt.
Kommunikation beeinflusst die Effizienz im Projektablauf enorm: Stimmt der Informationsfluss nicht und werden Betroffene nicht bewusst in Planungen und Entscheidungen eingebunden, entstehen früher oder später Missverständnisse, Irritationen und Widerstände. Der Unmut führt zu großem Hin und Her, es braucht Klärungsgespräche, bereits getroffene Entscheidungen werden rückgängig gemacht, die bisherige Planung wird über den Haufen geworfen.
Das alles hat Auswirkungen auf die Zeitschiene und das Projektbudget. Und es gibt noch mehr Schäden, die nicht sofort sichtbar werden, sich aber auf den weiteren Projektverlauf auswirken: Der Vertrauensverlust der Auftraggeber oder der Endnutzergruppe gegenüber dem ausführenden Projektteam führt dauerhaft zu Schwierigkeiten in der Arbeitsbeziehung und damit zu Ineffizienz.
Foto: Liudmila Chernetska
Wie lässt sich das vermeiden?
Grundlage für alles ist die frühzeitige strategisch entwickelte Kommunikationsplanung. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um ein Vorhaben handelt, das mit großen Veränderungen einhergeht und neben klassischer Kommunikation ein hohes Maß an Change Management braucht.
Eine frühe Planung ermöglicht eine rechtzeitige, proaktive Kommunikation und Einbindung; hat das Projektteam verstanden, was der Auftraggeber tatsächlich braucht und bleibt es in ständigem Austausch, kann es ihn mitnehmen auf dem Weg. Gleichzeitig kann ein gutes Erwartungsmanagement betrieben und die Situation schnell einfangen werden, wenn die Wünsche aus dem Ruder laufen. Transparenz und Einbindung ins Geschehen schafft immer Vertrauen und gegenseitiges Verständnis – eine absolut wichtige Grundlage dafür, dass ein Projekt gut ins Ziel kommen kann.
Warum vorab planen?
Sind Kommunikations- und Change-Management-Aktivitäten nicht vorab geplant (einschließlich der Ressourcenklärung), gehen sie schnell im Projektgeschehen unter – und man holt sich schon frühzeitig die ersten Beschwerden wegen „schlechter Kommunikation“ ins Haus. Es kommt zu kritischen Nachfragen, Skepsis und Misstrauen. Wird die Projektleitung damit konfrontiert, muss sie schnell reagieren, hat aber gar nicht die Kommunikationsinfrastruktur aufgebaut, die sie in diesem Fall braucht:
Bereits etablierte, zielgruppenorientierte Kanäle
Abgestimmte Botschaften und Kerninformationen
Internes oder externes Personal, das den Kommunikationsaufwand bewältigen kann und bereits mit dem Thema vertraut ist
Aufbereitete Inhalte und Materialien, die kurzfristig nutzbar sind (beispielsweise: Managementbotschaften, FAQs, Visualisierungen, eine zielgruppengerechte Aufbereitung der Projekthintergründe und der Pläne über Text, Video oder andere Formate)
All das braucht Zeit und Arbeitskraft – die man nicht hat, wenn man bereits im Feuerwehrmodus unterwegs ist. Zwei Dinge sind daher wesentlich:
sich bewusst zu sein, welchen Einfluss die Art der Kommunikation auf den Projektverlauf hat
sich die Zeit zu nehmen, vorab zu planen, weil ein reines Reagieren deutlich mehr Ressourcen verbraucht
Eine Planung ist übrigens nur das – eine Planung. Sie sollte im Projektverlauf immer wieder hinterfragt und angepasst werden. Denn wenn Menschen beteiligt sind, ist nichts in Gänze vorhersehbar.